1) Osoite
Sähköinen asiointi tapahtuu seurakunnan sähköpostiosoitteeseen sauvo.karuna@evl.fi.

2) Viestien vastaanottaminen
Sähköpostiosoitteen sauvo.karuna@evl.fi postilaatikko luetaan vähintään kaksi kertaa  kirkkoherranviraston palvelupäivinä: työpäivän alkaessa ja palveluajan päättyessä. Postilaatikko luetaan myös välittömästi tietyn asian hoitoa varten asetetun määräajan päätyttyä.

3) Vastaanottamisvastuullinen
Seurakunnan sähköpostilaatikon lukeminen on kanslistin tehtävä. Hänen poissa ollessaan lukemisesta vastaa talouspäällikkö, ja jos hänkin on estynyt, kirkkoherra.

4) Ilmoitus viestin saapumisesta
Kun sähköpostilaatikkoon sauvo.karuna@evl.fi saapuu viesti, joka edellyttää hallinnollisia jatkotoimia, viestin saapumisesta ilmoitetaan lähettäjälle sähköpostitse viestissä olevaan vastausosoitteeseen.

5) Määräaikojen tulkitseminen
Määräaikana saapuneeksi katsotaan viestit, jotka on vastaanotettu määräajan päättymistä välittömästi seuraavalla sähköpostilaatikon lukukerralla. Milloin kyse on viranomaisen pyytämästä asiakirjasta, määräajassa saapuneeksi katsotaan määräajan viimeistä päivää välittömästi seuraavalla sähköpostilaatikon lukukerralla vastaanotettu viesti (LShAs § 11).

6) Vastaanotettavien viestien muoto
Sähköinen asiointi tapahtuu pelkillä sähköpostiohjelmien viesteillä. Virus- ja yhteensopivuusongelmien vuoksi liitetiedostoja ei oteta vastaan, ellei niistä ole tapauskohtaisesti erikseen sovittu.

7) Poikkeukset osoitteessa
Tapauskohtaisesti voidaan käyttää myös jonkun viranhaltijan tai työntekijän sähköpostiosoitetta. Kysymykseen tulevat tällöin esim. jonkin tilaisuuden ilmoittautumiset tai asiat, jotka luottamuksellisuutensa vuoksi halutaan laittaa vireille tietyn viranhaltijan kautta. Tällöin lähettäjän on varauduttava siihen, että kyseistä sähköpostiosoitetta ei lueta säännöllisesti esim. loman, vapaapäivien, leirin tai sairauden vuoksi.

8) Sähköisen asioinnin rajaukset
Sähköisesti voidaan laittaa vireille ja hoitaa asioita, jotka voidaan muutoinkin hoitaa kirjallisesti. Jos asia vaatii todentamisekseen tai sitoutumisen varmentamiseksi alkuperäistä allekirjoitusta, se voidaan sulkea sähköisen asioinnin ulkopuolelle asiasta vastaavan viranhaltijan tai työntekijän päätöksellä. Erityisesti todetaan , että sähköisesti ei voi hoitaa avioliiton esteiden tutkintapyyntöä eikä kirkosta eroamista. Lisäksi todetaan, että kirjallisesti seurakunnalle toimitetut kirkkojen ja kirkollisten toimitusten varaukset sekä muut vastaavat eivät sido seurakuntaa, koska ne edellyttävät erillistä aikataulusta ja paikasta sopimista.

9) Ohjeiden saatavuus
Ohjeet sähköisestä asioinnista Sauvo-Karunan seurakunnan kanssa ovat seurakunnan kotisivuilla www.sauvo-karunanseurakunta.fi omana sivunaan.